皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

3月15日の記事にて、事業計画書の上程が期限に間に合っていない問題と、上程時にチェックを行う意義についてのお話をさせていただきました。

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前回の記事はこちら

前回の記事にてお話しさせていただきましたが、事業計画書のチェックをしっかりと行うことで、より良い事業開催へとつながると考えております。

私達はどうすれば設定された期限内に事業計画書を上程していただけるかを検証するために、アンケートを作成し会長と各グループの役員(回答者9人、未回答者4人)にご回答いただきました。

アンケートの結果はこちら

 

上程期限の妥当性について

まずは設問1、2にて現在の上程期限(予算等:7日前、誤字脱字等:5日前)については妥当かどうかの検証を行い、設問2にてその理由についてお答えいただきました。

設問1では“はい”“いいえ”“わからない”の3択にてご回答いただいたのですが、いずれの回答の集計にもスケジュール管理に関する問題が絡んできていることが明らかになりました。

後に述べますが、設問3にて上程期限に間に合わない理由についての質問の中で、“上程までのスケジュールを上手く組み立てることができないから”が高い数値を示していることからも、問題解決にはスケジューリングが鍵を握っている部分があるのではと推察します。

 

運営側にとっての上程期限の問題

ちなみに運営側の中では、上程期限を調整した方が良いのではという意見が出ています。

理由といたしましては、

①チェックを受けてからの計画書の修正に余裕が無いと感じるから。

②チェックする側が今の日程に対応できない場合があるから

という2点が挙げられます。

②に関してですが、例えば誤字脱字チェック(会議5日前、アジェンダ配信の2日前)が何らかの理由により遅れてしまった場合、計画書の修正は実質不可能という状況も発生してしまう可能性があります。

大分ブロック協議会の会議開催の流れはこちら

このように計画書を提出する側だけではなく、運営側にとっても上程期限の問題は切実なものになっていると言うことができます。

 

上程が遅れる原因について

設問3にて上程が遅れる原因についてもお答えいただいたのですが、

①仕事が忙しいから

②上程までのスケジュールを上手く組み立てることができないから

③パートナー(委員長と副会長)との連携が上手くいっていないから

以上3つの回答の多さが目立つ結果となりました。

①②③の3つの回答についてですが、①と②、①と③といった具合に2つ以上がセットで回答されている場合が多いことから、①②③の問題は互いに連関し合っているということが言えるのではないでしょうか。

設問3の回答の詳細についてはこちら

この①②③の組み合わせから筆者は、会議終了後すぐに行うべきことは、パートナーと共に次の上程日までのスケジュールを作成することではないかと感じています。

 

設問6にて、期限内に上程が行われなければどのような問題が生ずるかとの質問をさせていただいたのですが、会議の質の低下や機会と費用の浪費を招くといった回答から、上程が遅れることで、遅れた方だけでなく組織全体に影響が及ぼされることが推察されます。

次回は、問題の解決にはどのような方法を採用すれば良いかについてのお話をさせていただきたいと思いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします!