皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

3月15日の記事にて、事業計画書の上程に関するアンケート結果を紹介させていただき、問題の検証を行わせていただきました。

組織改革概要についてはこちら

前回の記事はこちら

今回は、アンケート結果を元にどのような解決策を講じるかについてのお話をさせていただきます。

アンケートの結果はこちら

 

上程期限の見直しについて

現在設定させていただいている上程期限ですが、(予算等:7日前、誤字脱字等:5日前)となっております。

アンケートの中で、この設定について妥当かどうかの質問を行い、半数以上の方に“妥当である”との判断をしていただきましたが、敢えて上程期限の変更を行わせていただきたいと考えております。

前回の記事の中でお話をさせていただきましたが、現行の期限ですと、例えば誤字脱字チェック(会議5日前、アジェンダ配信の2日前)が何らかの理由により遅れてしまった場合、計画書の修正は実質不可能という状況も発生してしまう可能性があります。

このような理由により、現行の設定(予算等:7日前、誤字脱字等:5日前)から、2回のチェックを7日前にまとめて行うことといたしました。

上程期限の変更図

2回のチェックを1回にまとめることにより、

①2回に分けて上程を行う煩わしさが解消される。

②チェックのための日程に余裕が生まれるため、全ての労力をチェックに注ぎ込まなくても良い。

③2つのチェックの間隔が短くなることにより、予算書と予算書以外の整合性を取りながら修正を行うことができる。

といった効果が期待できるのではないかと考えております。

 

期限内に上程を行っていただくための更なる工夫

アンケートの設問3にて、上程が遅れる原因についてもお答えいただいたのですが、

①仕事が忙しいから

②上程までのスケジュールを上手く組み立てることができないから

③パートナー(委員長と副会長)との連携が上手くいっていないから

以上3つの回答の多さが目立つ結果となりました。

設問3の回答の詳細についてはこちら

以上の結果を踏まえて総務広報委員会では、「会議終了後から次回上程日までのスケジューリングの補佐(希望者のみ)」を行いたいと考えております。

スケジュールの作成を副会長と委員長が共に取り組むことにより、それぞれの役割や期待を明確にし、計画書作成の進行具合のチェックを行いやすくなるのではないかと考えております。

 

またアンケートの設問4にて、予算等のチェックを行う前に財政規則審査会議に質問する機会があれば良いとの回答を多くいただきましたので、財政規則審査会議も「予算やコンプライアンスに関する相談窓口の開設」を行いたいとのことです。

 

上程期限の変更と上程者の補佐につきましては、3月30日に開催予定である第三回会員会議所会議終了後から適用させていただきたいと考えております。

また、スケジューリングと窓口開設の詳しい内容につきましても、後日お話をさせていただきたいと考えておりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします!