皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

2月6日に、組織改革の一環として、まずは出欠確認の問題に取り組むと宣言させていただき、ミクステンド株式会社が提供している“調整さん”というツールを用いて出欠確認を行うとのお話をさせていただきました。

前回の記事についてはこちら

この“調整さん”というツールについてですが、まずは開催候補日と開始時間を記載したイベントページを作成し、参加予定者を作成したページに案内します。

そして作成したイベントページ内で出席可能日を入力することで、皆のスケジュールを簡単に把握し、開催日の決定を円滑に行うことができるといった特長があります。

以前出欠確認のために採用していた方法が、メールでの連絡だったのですが、この方法では手間が掛かると判断しました。

出欠の連絡が簡潔(〇×での回答)に、かつ一目で皆の出欠状況が確認できるとの理由から、“調整さん”の使用を試してみることにしました。

 

“調整さん”を使用した結果

“調整さん”を使用した結果について、会長と各グループの役員(回答者12人、未回答者1人)に尋ねてみたところ、以下のような結果が得られました。

アンケート結果はこちら

設問1と2の回答からわかるように、“調整さん”を使用することで回答は行いやすくなったとのことですが、回答が早くなると答えた方は全体の半数にとどまりました。

本来“調整さん”は回答を行いやすくするものではなく、スケジュール管理を行いやすくするためのものなので、回答の速さという点では効果を上げにくいと感じました。

しかしながら、①出欠確認が行いやすくなる ②回答が遅くなることがない との理由から引き続き出欠確認には“調整さん”を用いることといたしました。

 

アンケート結果から気付いたこと

今回のアンケートの設問5にて、出欠確認が遅れるとどのような問題が生じるかとの質問も行わせていただきました。

様々な意見を書いていただいたのですが、“運営方に迷惑がかかる”、“会議の設えに遅れが生じる”といった回答をいただきました。

今回このような質問をさせていただいた理由についてですが、出欠確認が遅れることについて考えていただきたかったからです。

今回の組織改革で重要な要素となってくるのは恐らく、“どのような結果が起こるかを認識する”ということではないかと考えています。

次回は設問6“出欠確認を円滑に行うための工夫”の回答について考えていきたいと思います。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします!