皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

今回はWEB会議の精度向上についてお話をさせていただきたく思います。

組織改革イメージver.2組織改革概要についてはこちら

今年度、大分ブロック協議会では自らの組織運営を円滑に、かつ効果的に行っていくために、会議の在り方を改善していこうと考えています。

当初の予定では

1.出欠確認

2.議事進行

3.会場選定

4.ルール徹底

5.会議開催までの事前準備

6.年間スケジュールの作成

以上6つの問題に取り組む予定だったのですが、新型コロナウイルスの蔓延している状況によりWEB会議が今年度の会議形態の主流となるとの考えから、“WEB会議の精度向上”を加えた7点の問題に取り組むこととなりました。

 

大分ブロック協議会では2月からWEB会議の方式にて会議を開催しており、役員の皆さんもWEB会議に慣れてきたものと思われます。

しかしながら慣れてくると同時に緊張感が途切れてきていると感じる状況も散見されるようになりました。

WEB会議は基本的にパソコンの画面を通じて行うものであり、会議場にて実際に顔を合わせる会議よりもその場の空気を感じにくいということが考えられます。

会議に参加しているという空気が生まれにくいからか、その場に集まる会議では見られない、

・電話に出る

・席を立つ

といった行動がついつい発生してしまうものと思われます。

 

またWEB会議は、その場に集まる会議よりも雰囲気が暗いとの意見もいただきました。

筆者の個人的な感覚になりますが、その場に集まる会議では、会議開催前は皆が会議の準備を協力して行うなど、雑談や談笑が発生しやすい雰囲気であったように思われます。

それに対してWEB会議では一つの画面を皆で共有するシステムからか、複数の会話が発生しにくく会議開催前は黙っている人が多いように思われます。

その他、WEB会議では参加者全員が声を合わせる機会が少ないこと、発言を画面に向けて行っているので、人に対して発言をしているという感覚が得られにくいといった要因が、WEB会議は暗い(≒活性化しにくい)という印象を助長しているのではないでしょうか。

 

より良い事業構築が行われるためには、会議内にて活発な意見交換が行われることが重要な要素であると思われます。

WEB会議の精度を向上させるためにまずは、

・会議の雰囲気を明るくする。

・ある程度の緊張感を持続させる。

・WEB会議ならではの工夫を取り入れる。

・基本的な振る舞いに注意を払う。

といったことに注力していこうとの提案がなされました。

次回はWEB会議の精度向上のための具体的な方法についてのお話しをさせていただきたいと思いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします!