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ようこそ愛媛ブロック協議会のホームページへ
愛媛県にある2020年度青年会議所(通称JC:ジェイシー)が取り組んでいる愛媛の経済好循環にむけた取り組みを中心に、各自治体、他団体などの取組みなど、愛媛県民の皆さまにとって有益な情報を共有しています。

WEB会議をどんどん推進しようと青年会議所だけでなく、会社や様々な組織で取り組んでいます。愛媛ブロック協議会では昨年の10月から予定者役員会を3回WEB会議で開催し、予定者段階で会員会議所もWEB会議に取り組んでいます。今回はこれまでのWEB会議で困ったことや課題、そして解決方法などを、これからWEB会議を取り入れる組織に共有したいと思います。

愛媛ブロック協議会での会議風景と課題

【フェーズ1 準備段階:練習】
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我々はまず、運営側で練習をやってみました。
⇒理由は、一発本番は絶対に会議が成功しないからです。(ベストパフォーマンスのためにはそれなりの練習が必要です。)※ここでの成功ってのは、時間内にストレスがなくみんなが会議に参加できて無事に終えることを言います。

◆練習方法
とりあえず事務局へ数人で集まって試しました。(この段階ではまだ対面も考えていました。)

◆ここでの課題
①ネット環境の安定
②ハウリング
③アジェンダをどうするか

⇒課題解決
①については、やはりwifi環境の充実(事務局で練習した理由も環境が良かったからです。)
②については、距離を離す。(まだこの時点ではミュートにすることに気が付いていませんでした。笑)
③については、運営専務はサブモニターを購入しました。(他のメンバーは画面を小さくして2画面、もしくはスマホで見ながら会議)

まぁ、何とか会議にはなるのではないか。
とりあえず、やってみよう!と言う事で次のフェーズへ。

【フェーズ2 予定者の役員会:本番(仮)】
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役員会を予定者の段階でWEBで開催しました。1回目の役員会と会員会議所を台風で縮小と懇親会の排除で対応していたので、face to faceの時間が本当になく、ほぼ初めましての人でWEB会議に挑みました。

◆方法
役員メンバーでWEB会議を開催しました。ここでは、各自wifiやネット環境が良い場所でしましょうと集まらずに開催しました。

◆ここでの課題
①人数が増えるとコントロールがしづらい
②時間の使い方
③発言者をどうするのか
④音声が切れた時、どうするのか。(伊藤直前からのアドバイスがところどころ切れる場合があった。)

⇒課題解決
①必要最低限の人での参加
②30分に1度は休憩を挟むとアナウンス(これにより無料版のZOOMでも対応ができる。ホストを交代してもできるが集中力を保つため。)
③手のあげ方に問題あり。(これはまだ未解決)
④こればかりはそれぞれが良い環境を選ぶしかない。そしてサーバーに負荷をかけないことを心がける。

◆役員会での副会長の気持ちと感想
渡辺副会長(男性)は、WEB会議にはポジティブ。ただ、恥ずかしい。
佐々木副会長(女性)はお住いも遠いのでかなりWEB会議には前向き。
三木副会長(男性)も前向きだが、家や事務所で開催するので気が抜けてしまわないかが不安。

それでも、なんとか会議にはなりそうでしたので各委員長にはプレゼンの練習だけは必ずするようにと伝えて次のフェーズへと進みました。

【フェーズ3 予定者段階で理事長予定者を交えての会員会議所:本番】
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各地理事長予定者を招いてのWEB会議です。愛媛ブロック協議会では、メンバーの負担も考慮して必要最低限のメンバーを呼びかけてきました。

◆ここでの課題
①ハウリング
②WEB会議に挑むまでの意識の差
③空気感

⇒課題解決
①これはミュートで対応。そしてここで、ミュートを外すショートカットキーであるシフトボタン長押しを発見!!!
②こればかりは最初からうまくいきません。WEBに対して意識が高いメンバーもいれば、そうでもないメンバーもいます。会議がしたいのか、会って会議終えて懇親会で飲み会がしたいのかを問う時代になりました。
③慣れるしかない。そもそも事前に議案を読み込み事前意見で対応ができていれば意思決定の場にはなる。(事前に議案が見たいとの意見もいただいたので2日前にはアジェンダ公開で配信する仕組みを再認識しました。)

WEB会議での感想を集めてみました。※ここだけでも必読

●感想:顔を見て話すことができないので現場の緊張感や空気を感じることができない。今までのように悪く言えばナアナア、良く言えば空気をよんで、、みたいな感じになりにくい。「機械的」「人間味がない」ように感じる。これから事業の議案が増えてくればなおさら強く感じそう。会員会議所会議に限っては皆の顔を見て空気に触れて実施したいと言うと思う。
●提案:各LOM専務理事の皆さんにはWeb会議でもおってくれた方がいいのでは。愛媛ブロックでは、専務理事同士の結束は伝統で、いろんな人と出会うきっかけと成長の機会になるため。さらに組織としても専務理事が愛媛ブロックと距離が近くなればメンバーももおのずと近くなるのでは。専務理事の出席ってとこは変えたらいかんことのひとつやと思います。(※この意見があるのは、愛媛ブロック協議会は2020年度は専務は議決権もないのでオブザーバー扱いで、必要とあれば参加してもらう仕組みにしているからです。現在も会員会議所では議決権保有者並びに役員メンバーのみを案内し、それ以外のメンバーはオブザーブにしています。)

副会長 渡辺 仁(今治)

副会長 渡辺 仁(今治)

●良いところ:移動時間がないので四国の西の端に居住している者としては非常にありがたい。Web会議も回数を重ねると要領が掴めてあまり不自由は感じませんでした。個人としては出向自体が初めてで、既成概念がないので、軽い言い方になりますがWeb会議についてはありだと思います。
●改善したらいいところは:会議に参加してるというより、このスタイル慣れるまで閲覧してる感じにならないか不安です。なので、事前に色々な所から意見を吸い上げて頂きたい。議案の中身が見えてくると色々な意見が当然出でくると思われますのでこれからに期待です。リアルもWEBも当然、一長一短あるので臨機応変に協力させて頂きたいです。

副会長 佐々木伊津子(八幡浜)

副会長 佐々木伊津子(八幡浜)

●良いところ:時間の節約(移動時間等)になる。
●課題:直に集まることで醸成されていた「場の一体感」、「会議の雰囲気」の未醸成。無機質な雰囲気が続けば、議案=事業に対しての「盛り上がり」や「意識統一」が無いまま事業が形成されていく怖さがある。これまで「人間関係」や「空気を読む」といった見えない形でフォローしてきた部分が表現されにくいので、それに代わるものを形成しなければ、悪く言えば「体裁」だけが整った中身のない会議に陥る怖さがある。Web会議の目的としている意義を確実に各LOM理事長に落とし込まなければ、デメリットばかりを感じてしまい、ネガティブな方向に陥る可能性がある。

副会長 三木愁司(新居浜)

副会長 三木愁司(新居浜)

●課題:アジェンダを見ながら顔見ながらというのはパソコン1台ではできません。(運営専務は2台使いしています。)また、顔の確認と参加者情報で手を上げたかの確認をしてました。審議の際は手を上げる方(理事長)以外がお間違え無きように頂かないと確認時間がかかってしまう。会長からも手を上げた方が誰なのかわからず、名前でなくアカウント名で指名した場面がありましたが、表示の名前が違うためわかりづらい。議事録作成にむけた録音録画機能が同時のためデータが重すぎます。(昨日は311メガ)
●提案:LINEも同様なのですがLINEは皆様の名前勝手に変更できます。アカウント名の変更もしくは把握をしてはどうか。
●良いところ:録画機能は非常に便利な機能で音声データだけでなくビデオデータも同時に録画されるよう会議予定表作成時に設定できます。議事録作成時には便利。この機能は集まっての会員会議所でも使えるかと思います。ホスト側にはスケジュールにそのままデータがついて残ります。

運営専務 稲田裕(大洲)

運営専務 稲田裕(大洲)

●良いところ:時間が有効活用される。移動時間がない。新しい取組で挑戦する前向きな行動。
●改善すべきところ:音声の乱れが多いのでミュートの徹底で解消する。発言者の名称が分からない人がいるのでは?名前やLOM名を述べてから発言するかなどの対策検討する。会議中に喫煙等している方がいたので、ルールを作るべき。リラックスして参加するのはいいが、緊張感がないだけの人もいるのではないか?愛媛ブロックとの連携、各LOMへの情報発信は専務の協力が絶対必要なので各LOM専務理事も参加させてみてはどうか。
●Web会議では対応できないなと思ったところ:意見やコメントに対して、伝わっているのか不安。空気やニュアンスが対面ではないので限界があるのでは。(すべてをWeb会議にすべきかは充分な検討が必要だと思う)。本年度の中盤から懇親会を省略していますが、すべてなくすのは違うと思う。懇親会で話したい内容もあると思う。また、各地LOMに出向いて、各地の良さをご当地理事長様に教えて頂くのも大切にしたいことです。専務理事も各地の経験ある方々に聞きたい話があるのではないでしょうか?私が専務をしたときには、この愛媛ブロックで顔を合わして聞きたいことが聞ける良い場でした。また予定者の段階で顔を合わせて打合せしたいことが多くありました。その他意見として、けっして、否定的な意見を言っているわけではありません。推進すべき会議の方法だと思います。あと、皆様充分理解されている通り、各LOM青年会議所は愛媛ブロック協議会の下部組織ではありません。もちろん、日本青年会議所、四国地区協議会も同様です。理事長、専務理事の皆さんに御願いをすることがあっても指示する事はありえません。(発言や行動もこの原理原則が基本であると思います)また、各LOM青年会議所から出向者を協力して貰い成り立っている会です。

監査担当役員 藤堂真二(宇和島)

監査担当役員 藤堂真二(宇和島)

●良かったところ:移動時間が短縮されるので、予定が入ってても会議の時間を押さえてたら参加出来る(先日の会議も私は子供の文化祭の日だったので助かりました)。
●改善したらいいところ:空気感が伝わらない(機械的に見える)。懇親が出来ない。緊張感がない。出向4回目ですが、出向の良さが活かされてないと思うのが正直な感想です。新しい事を取り入れるのは大賛成です。でも、せっかく出向してるなら泥臭い汗流して一緒に頑張りたいのが本音です。体当たりで意見を言って喧嘩してでも一緒のゴールを目指せるのがJCの良さだと思います。出向で築きあげた絆はこの年が終わってからも、続く事が確実な事は私は経験しております。人と人の関わり合いは画面じゃ経験できないと思います。事業をする事だけが目的ならweb会議もありだと思います。でもでも…岡田体制は1年だけですよ!数年後、数十年後も岡田ブロック同窓会とか出来たら良くないですか?私は人との出会い、繋がりを大切にしていきたいです。素直な感想です。

委員長 西村麻衣(松山)

委員長 西村麻衣(松山)

●良かったところ:参加が簡単である。遠方のロムの方も含めて議案を見ていただく機会も取っていただくことができ回数を重ねていくと会議としてもよりよい内容がやり取りできるかと思います。この辺りは参加側も含めて慣れが必要かと思いますので、今後議案をなげる側の我々も色々なことを試してよりよい事業が構築できるよう努めて参ります。
●課題:会議の運び方は通常のままでよいのか?この部分は意見の一つとして読んでいただければと思いますが、出席者の確認や、冒頭の確認事項など司会者と発言をされる方が入れ替わる場面があるかと思います。この時に出席を確認される方等がその場にいない為、タイムラグが発生して時間がかかってしまう事がおおいので、こういった部分に関しては司会者と出席を読み上げる方を同一とするなど、web会議用に会の進め方をアップデートする必要があるかなと思います。
●提案:WEB会議の導入する前には役員の方々とも顔を合わせたい。これは私が委員長の立場から思う事なので、賛否があろうかと思いますが、議案を見ていただくうえで、入会歴も浅く、役員の皆様との面識がそれほどないため、端的に言えばとても恐怖感を感じることが多いです。「本当はご納得いただけてないだろうな」という不安や、反応がリアルタイムで帰ってくるわけではないので発言しながら一人で話している気分になり、このまま進めていいのだろうかという不安があります。なので、今後実際に顔を合わせて各地理事長専務の皆様にお願いをする機会をいただければとても幸いです。長くなりましたが、全体的にウェブ会議自体はよい取り組みだと思いますので、我々もロムや外部の団体と会議をする上で積極的に導入したいと思っております。

委員長 魚本晃弘(八幡浜)

委員長 魚本晃弘(八幡浜)

●良かったところ:皆さんと同様です。
●改善点といいますか不安に感じたところ:サマリーも議案も何もかも初めてのなか、自分の説明は本当にこれで合っているのかという点です。文章や資料説明の仕方など、細かい点はweb会議では正直指摘しにくいのではと感じました。

議長 佐々木充(西条)

議長 佐々木充(西条)

●ポジティブ意見:時間の有効活用できる。個の時代に合っている。スマートな会ができる。
●ネガティブ意見:参加してるのか見てるだけなのか?意図した事が伝えられているか?ネット環境によっては戦えない。事がある。
●今後のリテラシー:操作方法でマイクの徹底やミュートの徹底のルール把握。オブザーバーの有無徹底(参加者数が多いと確認作業に時間がかかる。サーバーへの負担。プライベートの時間が削がれるなどの理由で参加者数を絞っていることを理解してもらう)。何故WEBやってるのかをメンバーが理解する。
●オブスタクル:ネット環境、アジェンダ見ながらの会議、変えてく勇気(不安)、間違ってないかの不安、検証できてない。
●インプルーヴ:会議開催方法だけでなく会議意見交換方法もアップデートする必要はある。事前に意見がいただける仕組み。こんな時代だからこそ見える化。アジェンダのアップデート。会議方法も改善できる仕組み。良いものは取り入れる。足りてないアクティブをどこかで。
●提案:議案の構築進捗を▶委員会⇨役員会⇨委員会⇨会員会議所と、いずれかのタイミングでも、各地理事長へも進捗状況が分かる仕組みにするとどうか?各地理事長に事前に意見が聞け、会員会議所ではその修正報告にするのはどうか?更に、アジェンダは今よりスマートにしてはどうか?毎月顔を合わせた会議とWEBを取り入れた会議とで、どれくらい何に差がでるのか?検証してはどうか。検証項目も設定してはどうか?※例 時間について。検証によって、移動時間は短縮したけども事前意見出しの為に、青年会議所活動として議案に向き合う時間は増えた。など。

会長 岡田将太朗(大洲)

会長 岡田将太朗(大洲)

これだけはやっておこう!

1.WEBも大事だが、何でWEB会議なのかをしっかり伝える。
⇒僕の場合は時間の拘束を外し、メンバーのプライベートを充実させるため。

2.運営側、発言者の徹底的な練習
⇒操作や進行にモタつくと志気が下がります。

3.操作方法の徹底
⇒★ショートカットキーの活用★
ミュート  Alt + A
手を挙げる Alt + Y
ミュートにしておいて、発言者だけシフトキーを長押ししてると押してる間だけミュート解除されます。
これだけでも知っているとかなり手間は省かれます。
【出典:ZOOMアカデミージャパン https://zoomy.info/manuals/shortcutkey/

4.事前意見出しの徹底
⇒会議にもよりますが、せっかくプライベートが充実できるWEB会議をダラダラしたくないじゃないですか。

5.会う場所も予定する。
⇒WEB会議だけでなく、年に数回は会える機会を提供するとより◎

6.断る勇気を持つ
 ⇒運営側もスムースに運営していく中で、形式的ではない会議をすすめていくならば参加者の制限をかける。

WEB会議に挑む前に必ずこれは

WEB会議に向けての準備方法を青年会議所がまとめています。
読むと流れは把握できるのでこれからWEB会議を導入するLOMさんは参考にしてみては。
▶青年会議所 会議に関するJCプロトコル Web会議編

まとめ

意思決定のスピードや会議の質や効率も落ちるので、必要な人だけ参加すればいいのに。WEB会議は予定者段階で導入して、当該年度の役員会、会員会議所会議は対面式の会議にしました。理由は「会いたい。」って声が多かったからです。でも、けっきょく来れないメンバーもいますし、懇親会を構えても参加しないメンバーもいます。

何をすることが、これからの愛媛にとっては必要なのか。

愛媛ブロック協議会は、どんどん社会実験や、試してみたり、挑戦します。日本でいちばん失敗の数が多いブロック協議会を目指します。今回の新型コロナウイルス対策によるWEB会議を導入している例も多くありますが、どんどんやって情報交換しましょう。こんな時だからこそ、前向きでより良い社会に向けて活発な意見交換をしていきましょう。

会いたい。と言われても、今は会えません、。だったらどうするか。

愛媛はみかんだけですか? いや、そんなことないですよ。
最後までお読みいただきありがとうございます。

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