皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

今月から大分ブロック協議会の組織運営をより良いものとしていくための取り組みについてのお話をさせていただきたいと思います。

どんなことを行うの?ということについては下の記事をご参照ください。

大分ブロック協議会は今年度組織改革に取り組みます!

まずは出欠確認についての問題についてお話をさせていただきたいと思います。

大分ブロック協議会で行っている出欠確認の方法

大分ブロック協議会では出欠確認のお願いの連絡を、メールを用いて役員の皆さんにお送りし、返信期限内に連絡の無かった方にはお電話にて出欠確認を行っています。

また会議の中で、役員の自覚と責任についての確認を行うのですが、確認事項の中に“出欠・遅刻連絡は必ず事前に、決められた方法で。人に迷惑をかけない。”との文言があります。

出欠確認を円滑に行うことを皆で確認し合っているのですが、実際には期限内に返信が行われないといった状況が発生しています。

まずは、出欠確認が遅れるとどのような問題が生じるかについて考えていきたいと思います。

出席確認が遅れることで生じる問題

出欠確認を行っている方と話をしたのですが、この電話連絡が中々負担であるとのこと。

電話での確認が少人数ならまだしも、それなりの人数になってくると時間的束縛は中々大きいものになってくるのではと思われます。なぜならお互い仕事や家庭を持っている以上、常に電話に出れる状態ではないからです。

このことから、確認担当者の時間が電話での確認によって束縛されることが問題であると言って良いと思われます。

そして、時間的束縛から派生してくる問題として、他に取り組まなければいけない事柄に中々取り組めない、といったことが挙げられると思います。

 

私たちは、出欠確認が期日内に行われないという事態を解消すべく、まずは「出欠確認が行いやすくなるのではないか」という理由で、ミクステンド株式会社が提供している“調整さん”というツールを用いて出欠確認を行うことにしました。

 

次回は調整さんを使用した結果についてお話しさせていただきたいと思います。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします!