皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

大分県内では現在8つの青年会議所がありますが、それぞれが会の運営を効率的なものとするために、様々な工夫の考案やツールの導入を試みています。

臼杵青年会議所の大塚理事長は、現在の会の運営方法にて生じるメリットを認識しつつも、このままではメンバーにとっての負担が大きすぎることを危惧していました。

そこで、会の運営の効率化を促進するために「G suite(ジー・スイート)」を導入することを決断いたしました。

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9月例会にてG suiteの導入研修が行われた 写真は理事長挨拶を行う大塚理事長

9月例会にてG suiteの導入研修が行われた
写真は理事長挨拶を行う大塚理事長

 

G suite(ジー・スイート)とは?

「G suite」とはGoogleの提供するグループウェアサービスです。

GmailやGoogleドキュメントといったGoogleの提供するサービスを日常的に活用している方もいると思います。

G suiteはこれらの機能をチーム内で共有し、共同作業の最適化を図るものです。

新型コロナウイルスの影響下でWEB会議を行った方も多いと思われますが、G suiteを活用することで、各人が様々な場所にいても作業を同時に作り上げていくことができます。

 

G suiteの導入によって得られる効果とは

G suiteを組織の運営に導入することにより、情報共有の効率化や移動時間の削減等、様々な面で恩恵を受けることができると想像できます。

そこで大塚理事長に、青年会議所の運営にG suiteを導入することについてのお話を伺いましたので、質問の内容とご回答を以下に記載いたします。

 

G suiteを会の運営のどのような部分に活用していきたいとお考えですか。

大塚理事長:予定の共有や出欠の確認、そして議案や写真等のデータの管理と共有等に活用したいと考えています。情報を一カ所に集めることでシームレスに、運営のほぼすべてに活用できるでしょう。

G suiteを導入することで、会の運営にどのようなメリットをもたらしたいとお考えですか。

大塚理事長:作業の効率化と共に、省力化がもたらされると考えています。

G suiteを導入することで、メンバーにどのような成長・恩恵がもたらされるとお考えですか。

大塚理事長:ICT関係に対して不得手なメンバーには、ただ講義を聞くだけではなく「会の活動」という実践の場で使用することで、実体験として知識や技術を習得することができ、ICTの活用に前向きになることができると考えます。また、ICT関係が得意なメンバーに対しては、会社とは違う組織の中で新たな運用方法を提案する等、リーダーシップを発揮する機会になると考えます。

今後の会の運営の展望についてどのようにお考えですか。

大塚理事長:G suiteを活用することで、不必要な負担を軽減することができます。その結果、学びの機会とメンバーの負担のバランス調整がなされ、前向きな気持ちで活動に参加するメンバーが新たな仲間を呼ぶ好循環を生む、サスティナブルな組織運営につながっていくと考えます。

G suiteの説明を行う大塚理事長

G suiteの説明を行う大塚理事長

 

臼杵青年会議所様はG suiteの導入だけではなく、例会をWEBと対面のハイブリッドの形式で行う等、メンバーが会の運営に柔軟に対応できる環境づくりを推進していくとのことです。

大分ブロック協議会では、県内の青年会議所の活動のご紹介を行って参りますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします!