皆さんこんにちは!

総務広報委員会です!

大分ブロック協議会では5月より、毎月の正副役員会議時にWEB会議の精度を向上させるための取り組みを行っています。

組織改革 イメージ ver.3

組織改革概要についてはこちら

WEB会議の精度向上に取り組む背景・目的についてはこちら

WEB会議の精度を向上させるための取り組みについてはこちら

今回の取り組みが奏功したかどうかを検証するためにアンケートを作成し、会長と各グループの役員(回答者10人、未回答者3人)にご回答いただきました。

アンケートの結果はこちら

 

雰囲気を明るいものにするための取り組みについて

WEB会議の雰囲気を明るいものにするために、

・早めに入室し声掛けを行う

・開会時と閉会時に皆で声を合わせる機会を設ける

の取り組みを行ったのですが、概ね良好な反応を得ることができました。

声掛けを行うことで自然と世間話のような会話も発生しやすくなったのではないかと感じます。

声掛けに加えて、質問2の回答に「いつも明るく元気な質疑応答ができるように常に努める。」「会議外の時間に、会議以外の世間話などで良くコミュニケーションを図るようにする(運営側は特に)」とあるように、各々が意識的にコミュニケーションを試みることで、会議の雰囲気をより明るいものにし、活発な意見交換が促されるのではないかと思います。

 

緊張感を持続させるための取り組みについて

WEB会議にて緊張感を持続させるために、

・画面に自分の顔をしっかり映す

・役員に対して積極的に意見や質問を求める

の取り組みを行ったのですが、こちらも概ね良好な反応を得ることができました。

しかしながら質問3の回答にもあるように、会議中についうっかり立ち上がってしまうといったことがあるようです。

WEB会議は専用の会議場ではなく、自宅や職場等プライベートな場所から参加できることが大きな利点と言えますが、その分、外からの刺激に対して反応してしまいやすいということがあるのではないでしょうか。

WEB会議にて緊張感を持続させるためには、基本的な振る舞いにより注意を促す必要があると言えます。

また、「参加者全員が一度は意見・質問を行うべき」といった旨の回答が複数寄せられたことから、「意見を求める際には参加者全員の状況を察知する」「あらかじめ意見・質問を行う人を指名する」といった工夫も必要になってくると思われます。

 

WEB会議(Zoom)ならではの機能を活用するための取り組みについて

WEB会議ならではの工夫として、チャット機能を活用し意見や質問の視覚化を試みましたが、「効果がなかった・わからない」との回答が半数以上あったことから、こちらはあまり良い効果をもたらすことができませんでした。

しかしながら、質問8にて「チャットに意見を書き込んでくれるので(会議終了後に)議案修正するさい時間短縮に繋がった」との意見をいただけたことから、チャット機能の活用は会議中ではなく会議終了後に役に立つ試みであると言えそうです。

会議中の画像 チャットを用いて意見と質問の視覚化を試みている

会議中の画像
チャットを用いて意見と質問の視覚化を試みている

 

組織改革イメージ(WEB会議)ver.3

 

WEB会議での取り組みを対面での会議に活かすには

今回、WEB会議の精度向上に向けて様々な試みを行いましたが、対面での会議に戻った際に今回の取り組みが活かせるのであれば、更なる議論の質の向上が見込めるのではないでしょうか。

質問7にて「今回の取り組みを行う中で、対面での会議をより活性化できるような気付きがあるか」と尋ねたところ、緊張感についてのご意見を複数いただきました。

先程も書かせていただいたように、WEB会議にはプライベートな場所から参加できるからこそ、より緊張感を意識する必要があると思われます。

「WEB会議の完成度を上げることは、対面会議そのものの精度向上につながると思います」との回答をいただきましたが、注意しなければいけない事柄が多い分、会議に臨む姿勢が養われていくということが言えるのではないでしょうか。

 

質問8にて「呼びかけただけで効果があった。このことは組織改革そのものがこの状況下でも進んでいることの証左ではないでしょうか」との意見をいただきましたが、役員の中に「会をより良くしていこう」という意識が育まれているということかもしれません。

大分ブロック協議会では、より良い事業構築に向けて会議の精度を向上させるための取り組みを行っていきたいと思いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします!